Giải pháp không gian văn phòng sau COVID - ADECIA sự lựa chọn cho các phòng họp điều hành.

Để giải quyết vấn đề cho không gian văn phòng sau COVID, KOKUYO đã lắp đặt hệ thống ADECIA trong các phòng họp điều hành của mình.

KOKUYO là công ty kinh doanh đồ nội thất văn phòng như: bàn, ghế và đồ lưu trữ, cũng như đồ nội thất cho các cơ sở giáo dục, chăm sóc y tế, cơ sở công cộng và cung cấp các dịch vụ theo giải pháp như di dời văn phòng. Mặc dù nhiều công ty Nhật Bản đã gấp rút đưa ra các biện pháp để ứng phó với đại dịch COVID-19, KOKUYO hướng đến cách làm việc và loại văn phòng kiểu mới, chú trọng đến việc ngăn ngừa các bệnh truyền nhiễm. Giải pháp âm thanh tổng hợp ADECIA* của Yamaha cho hội nghị từ xa đã được ứng dụng trong các phòng hội nghị và khu đa năng tại Shinagawa Live Office của KOKUYO và đã mở cửa trở lại vào tháng 2 năm 2021 sau khi cải tạo. Lần này, tại phòng họp Shinagawa Live Office, nơi được lắp đặt hệ thống ADECIA, chúng tôi rất hân hạnh có cơ hội trao đổi với Ông Jun Nagai, Tổng Giám đốc Phòng Chiến lược DX - Trụ sở Sản xuất, Bộ phận Kinh doanh Nội thất của KOKUYO về lý do áp dụng ADECIA và ý kiến về hệ thống sau khi được đưa vào sử dụng.

* ADECIA là hệ thống âm thanh gồm tất cả các thiết bị cần thiết cho hội nghị từ xa. Giải pháp này bao gồm micro âm trần RM-CG và Remote Conference Processor RM-CR kết nối với Switch SWR2311P-10G L2 tương thích với PoE và loa dòng VXL1-16P tương thích với Dante/PoE.

COVID làm thay đổi nhu cầu khi khách hàng đến Live Office hoặc các phòng trưng bày của công ty ông không?

JN: Quan điểm của chúng tôi đã thay đổi khi xem xét các sản phẩm và giải pháp, cũng như xác định điểm ưu tiên và chủ đề cần được chú trọng. Tôi thực sự cảm thấy mối quan tâm của chúng tôi đang dịch chuyển. Trước đại dịch COVID, cải tiến phương cách làm việc (như tối ưu sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống) là chủ đề chính, nhưng giờ đây mối quan tâm chính lại thiên về an toàn cho nhân viên và bảo mật, cũng như phối hợp giữa làm việc từ xa và làm việc tại văn phòng.

Ông có thể chia sẻ về những mối quan tâm của công ty ông khi cải tạo văn phòng Shinagawa Live Office không?

JN: Ban đầu, kế hoạch cải tạo vẫn được tiến hành bất chấp đại dịch COVID-19, nhưng để đối phó với COVID-19 sau mùa xuân năm 2020, chúng tôi quyết định nhanh chóng triển khai một số kế hoạch để đảm bảo an toàn, an ninh và nỗ lực thúc đẩy hợp tác. Một đổi mới quan trọng là dùng airborne droplet suction table của AIRTRIEVE (đặt hàng từ tháng 12 năm 2020), cho một số phòng họp, bao gồm cả phòng họp hội đồng quản trị này.

Giải pháp âm thanh tổng hợp ADECIA của Yamaha cho hội nghị từ xa đã được lắp đặt trong ba phòng họp tại Shinagawa Live Office. Xin ông cho biết lý do.

JN: Ngoài phòng họp này, chúng tôi cũng đã lắp đặt hệ thống ADECIA trong hai phòng họp dành cho khách (Phòng họp 3 và Phòng họp 5). Phòng họp hội đồng quản trị là nơi các thành viên hội đồng thảo luận về các vấn đề quan trọng của công ty và phòng họp dành cho khách là nơi chúng tôi gặp gỡ những nhân vật VIP có tầm quan trọng thiết yếu đối với doanh nghiệp của chúng tôi, chẳng hạn như khách hàng và đối tác kinh doanh. Vì vậy, chúng cần có thiết bị phù hợp cho phép tất cả những người tham dự trò chuyện một cách thoải mái. Đối với phòng họp chỉ sử dụng cho nhu cầu trao đổi thông tin của nhân viên, chúng tôi không quá lo ngại khi micro họp trực tuyến và dây cáp được đặt khắp trên bàn, nhưng cách bố trí này hoàn toàn không phù hợp cho những nơi giao tiếp quan trọng đặc biệt. Lý do chính để chúng tôi áp dụng ADECIA - hệ thống panel-shaped micro âm trần, là để giữ mặt bàn gọn gàng và sạch sẽ hết mức có thể.

Chúng tôi được biết ông đã liên hệ với chúng tôi ngay sau khi ADECIA ra mắt trên thị trường.

JN: Đúng vậy. Trước đây, chúng tôi đã sử dụng các sản phẩm của Yamaha để thiết kế không gian văn phòng cho nhiều dự án khác nhau, nhưng khi tôi nghe nói về hệ thống ADECIA mới ra mắt, tôi cho rằng sản phẩm này có thể giải quyết được vấn đề của chúng tôi. Nhân viên hệ thống thông tin của chúng tôi ngay lập tức đến gặp Yamaha, xem thiết bị thực tế, xác nhận các chức năng và tính hiệu quả của hệ thống này trong các buổi trải nghiệm và quyết định ngay lập tức áp dụng hệ thống này.

Và nếu ông sử dụng hệ thống AIRTRIEVE có một cửa hút gió ngay chính giữa bàn, thì cách bố trí cáp mạng LAN và micro cũng phải thay đổi, phải không?

JN: Đúng vậy. Hầu hết các bàn hội nghị mới đều được thiết kế để lắp đặt sao cho có thể đi cáp càng kín đáo càng tốt bằng cách cho đường cáp đi ra từ ống luồn cáp nằm ở chính giữa mặt bàn — tuy nhiên, khi sử dụng hệ thống AIRTRIEVE, cổng nạp khí lại nằm ở vị trí đó. Vì vậy dây cáp nối micro để bàn phải được đặt ở khoảng trống giữa những người ngồi, điều này gây sự cản trở cho người tham dự và trông không đẹp mắt. Nhờ có ADECIA, chúng tôi có thể bố trí bàn hội nghị gọn gàng, không có micro hay dây cáp lộ ra trên bàn.

Việc không cần hướng micro về phía người nói mỗi khi họ phát biểu có thể giúp họ tập trung vào cuộc họp, đúng không ông?

Ông Nagai: Phải, tôi nghĩ nó có tác dụng rất rõ rệt. Vì mục đích của một cuộc họp là để quan sát biểu hiện trên khuôn mặt và tìm hiểu ẩn ý của những lời nói để việc trao đổi thông tin được sâu sắc hơn. Một môi trường như phòng họp này chẳng hạn, thật lý tưởng khi trên bàn không lộn xộn và ta không phải liên tục để ý vị trí và khoảng cách của micro.Tôi thích chất lượng thiết kế vượt trội này. Không chỉ được lắp đặt kín đáo trên trần mà micro này còn hài hòa với không gian trần, không nổi bật quá mức khiến người ta để ý.

Có vẻ chức năng micro âm trần của ADECIA rất hữu ích cho công ty ông.

Ông Nagai: Phải, và tôi cũng rất thích tính năng giảm tiếng ồn của ADECIA. Hệ thống AIRTRIEVE có trang bị bộ lọc không khí rất mạnh, không thể tránh khỏi gây ra tiếng ồn ở cổng nạp và cổng xả. Nói một cách đơn giản, ngoài tiếng máy điều hòa, trong phòng họp còn có nhiều nguồn gây ồn khác. Tính năng giảm tiếng ồn của ADECIA rất hiệu quả trong việc giảm các loại tiếng ồn tần số thấp này, đồng thời truyền tải rõ ràng giọng nói khi trò chuyện.

Dù mới chỉ đưa hệ thống vào sử dụng gần đây, nhưng ông có thể cho biết ấn tượng và ý kiến của ông về tính năng sử dụng của sản phẩm chứ?

JN: Loại micro đa hướng trước đó chúng tôi đã sử dụng có một số vấn đề khi thu âm thanh và rất khó nghe thấy những người có giọng nói nhỏ hoặc ở cách xa micro. Chúng tôi thường xuyên phải tự tay chỉnh micro về hướng người nói, quay mặt vào micro hoặc để ý tới vị trí của micro v.v. Chúng tôi đã quen với những chuyện này và cảm thấy khá bình thường, nhưng mỗi lần tổ chức họp ban quản trị, tôi thực sự muốn tránh tình huống đó. Đó là một trong những lý do khiến chúng tôi lắp đặt hệ thống ADECIA.

Vấn đề về chất lượng giọng nói và khả năng sử dụng đã được giải quyết ở mức độ nào?

JN: Với ADECIA, micro được lắp đặt trên trần nhà có tính năng tự động phát hiện ngay lập tức hướng của nguồn âm thanh và thu nhận âm thanh, vì vậy những người tham dự cuộc họp có thể tập trung thảo luận mà không cần để ý tới micro. Ngoài ra còn có hiệu ứng giảm tiếng ồn mà tôi đã đề cập trước đó, cũng như tính năng auto gain control giúp phân biệt giọng nói của con người và điều chỉnh âm lượng chính xác. Tôi tin rằng tất cả những người dự họp đều có thể nghe rõ ràng cho dù vị trí ngồi ở đâu hay âm lượng thế nào. Tôi cũng rất hài lòng với bộ loa vì chúng có hiệu quả tuyệt vời, cho phép nghe tiếng của người khác một cách tự nhiên.

Ông cũng đã cho lắp đặt hệ thống ADECIA vào phòng họp đa chức năng. Xin ông cho biết lý do.

JN: Phải, chúng tôi cũng đã lắp đặt ADECIA vào một phòng đa chức năng (Phòng họp 3) trong khi phòng không có bàn họp. Chúng tôi sẽ tổ chức các hội thảo và đào tạo quy mô nhỏ tại đây. Khi dùng ADECIA, chúng tôi không cần phải điều chỉnh cách bố trí micro theo số lượng người dùng và không cần lo lắng về việc ai đó vấp phải dây cáp khi sắp xếp phòng. Nhờ có micro chủ động theo dõi nhiều nguồn âm thanh, âm thanh có thể được thu nhận rõ ràng cho dù người nói ngồi ở đâu, đây là một lợi thế lớn trong một không gian như thế này.

ADECIA tương thích rất tốt với AIRTRIEVE và đáp ứng nhu cầu đối với một giải pháp tổng thể bao gồm hai hệ thống này.

JN: Đúng vậy. Đối với những khách hàng đến phòng họp này và quan tâm đến ADECIA, tôi muốn giải thích sự synergistic effect của chúng và khuyên họ nên dùng theo bộ.

Cảm ơn ông đã dành thời gian trò chuyện với chúng tôi hôm nay.

[Sơ đồ của hệ thống ADECIA do KOKUYO bố trí]

Bộ phận Kinh doanh Nội thất, KOKUYO

• https://www.kokuyo-furniture.co.jp/

Shinagawa Live Office

• https://www.kokuyo-furniture.co.jp/campus/sp/index.html

AIRTRIEVE (airborne droplet suction table)

• https://www.kokuyo-furniture.co.jp/products/office/airtrieve/