Hệ thống hội nghị từ xa rất cần thiết cho các phòng hội nghị trong giai đoạn bình thường mới

Được thành lập vào năm 2001, Hiệp hội Giám đốc Doanh nghiệp Nhật Bản là tổ chức duy nhất tại Nhật Bản tập hợp các giám đốc điều hành công ty, giám đốc độc lập và các nhà đầu tư tổ chức và những người có vai trò tương tự cho mục đích phát triển các công ty Nhật Bản. Giải pháp âm thanh lý tưởng của Yamaha cho hội nghị từ xa, ADECIA, đã được giới thiệu tại Hiệp hội Giám đốc Doanh nghiệp Nhật Bản. Để khám phá lý do đằng sau việc áp dụng ADECIA và tìm hiểu về khả năng ứng dụng của hệ thống, chúng tôi đã trao đổi với Shigeru Matsumoto, Giám đốc Điều hành của Hiệp hội Giám đốc Doanh nghiệp Nhật Bản và Kentaro Takeyama - người phụ trách thiết kế, lắp đặt hệ thống video và âm thanh của bộ phận bán hàng.

Ông có thể chia sẻ lý do ông đã đi đến quyết định áp dụng hệ thống hội nghị từ xa ADECIA được không?

Ông Matsumoto: Chúng tôi có ba lý do. Lý do đầu tiên là bởi đại dịch Covid-19 trên toàn thế giới. Để duy trì sự giãn cách xã hội, chúng tôi không thể tập trung tại cùng một nơi. Ngoài ra, chúng tôi đã ghi nhận sự gia tăng nhanh chóng việc sử dụng hội nghị trực tuyến trong những trường hợp không mong muốn, trong tình huống không phải tất cả các thành viên có thể đến tham gia hội thảo.

Một vấn đề khác mà chúng tôi đã phải đối phó trước khi có Covid-19. Mặc dù hiệp hội được đặt tại Minato-ku, Tokyo, hệ thống thành viên của chúng tôi đã tiếp tục mở rộng trên toàn quốc khi tổ chức phát triển và hiệp hội của chúng tôi đã tham gia nhiều hoạt động hơn. Chúng tôi đã phải đối mặt với vấn đề là phải làm gì với các thành viên trong khu vực. Việc phải đến tận Tokyo sẽ gây ra một gánh nặng cực kỳ nặng nề cho các thành viên sống bên ngoài khu vực Kanto, về khoảng cách và cần thời gian để đi lại. Vì lý do đó, chúng tôi đã đến các vùng trong khu vực để tiến hành các hội thảo và nhóm nghiên cứu, nhưng chúng tôi đã thấy những hạn chế. Chúng tôi đã sớm nhận ra rằng việc tổ chức hội nghị trực tuyến sẽ giải quyết vấn đề đó.

Cuối cùng, Tòa nhà Trung tâm Thương mại Thế giới, là nơi có hiệp hội, dự kiến sẽ bị phá bỏ, khi đó chúng tôi phải di dời văn phòng. Chúng tôi đã tận dụng tình huống này như một cơ hội để chuẩn bị một phòng hội nghị nơi chúng tôi có thể tiến hành các cuộc họp từ xa qua Internet. Chúng tôi đã chọn mẫu sản phẩm mong muốn khi tham khảo ý kiến của các chuyên gia tại Công ty TNHH Kowa. Nhờ đó, chúng tôi đã quyết định áp dụng ADECIA của Yamaha.

Ông có thể giải thích lý do sử dụng bộ xử lý tín hiệu "MRX7-D" cho hệ thống này được không?

Ông Takeyama: Họ không chỉ yêu cầu một hệ thống hội nghị từ xa, mà còn yêu cầu khả năng khuếch đại micrô cầm tay trong các cuộc họp và hội thảo thường xuyên, và khuếch đại các nguồn đầu vào khác nhau bao gồm âm thanh của máy tính được sử dụng trong bài thuyết trình và âm thanh của Blu-ray. Vì những yêu cầu cụ thể đó, tôi đã chọn ứng dụng bộ xử lý tín hiệu "MRX7-D" vì đó là một hệ thống linh hoạt được cấu hình để hỗ trợ các ứng dụng như vậy. Đặc biệt là khi khuếch đại cho micrô cầm tay trong một hội nghị trên web, các hệ thống hầu như không thể loại bỏ hoàn toàn một số tiếng vang và tiếng hú, vì vậy chức năng của bộ hủy tiếng vang và bộ giảm âm thanh phản hồi được tích hợp trong "MRX7-D" sẽ mang đến một môi trường hội nghị web không căng thẳng và thoải mái.

Ông có thể mô tả khả năng hoạt động của "ADECIA" được không?

Ông Takeyama: Loa trần "VXC3FW" có độ sâu lắp đặt rất nông so với các nhà sản xuất khác. Vì lý do này, chúng có thể dễ dàng xử lý hơn về mặt lắp đặt. Có nhiều thiết bị khác đã được lắp đặt trên trần nhà như ống dẫn của điều hòa không khí và thiết bị tương tự, vì vậy có rất nhiều nơi không thể lắp đặt loa trần do chúng tôi muốn chúng được lắp đặt để đạt được hiệu quả âm thanh tốt nhất. Tuy nhiên, lần này chúng tôi đã có thể lắp đặt loa ở nơi hoàn hảo. Hơn nữa, khi điều chỉnh micrô, hệ thống ADECIA có những cài đặt sẵn rất tốt. Chúng có thể giúp tạo ra một môi trường hoàn hảo theo mặc định. Vì lý do đó, việc thực hiện các cài đặt và điều chỉnh không tốn chút thời gian nào.

Ông có thể mô tả trải nghiệm khi sử dụng ADECIA trong thực tế được không?

Ông Matsumoto: Thứ nhất, việc chuẩn bị cho các hội nghị từ xa dễ dàng hơn. Trước khi áp dụng ADECIA, chúng tôi đã từng phải vận chuyển nhiều thiết bị khác nhau, quấn cáp kết nối và những thứ tương tự xung quanh chân bàn hội nghị. Chúng tôi luôn phải thực hiện lặp đi lặp lại việc đi dây điện phức tạp và khó khăn chỉ cho một cuộc họp. Đặc biệt, trong thời gian đầu, không phải lúc nào bạn cũng có thể nghe thấy âm thanh ngay lập tức và đôi khi những người ở đầu bên kia của hội nghị trực tiếp có thể thấy chúng tôi đang loay hoay tìm cách khắc phục sự cố âm thanh. Giờ đây, nhờ có ADECIA, tất cả những gì chúng tôi cần là bật công tắc. Có thể sử dụng ngay hệ thống rất thuận tiện. Âm thanh rất rõ ràng. Với hệ thống cũ của chúng tôi, bạn phải ở gần micrô. Vì lý do đó, những người ở đầu bên kia hầu như không thể nghe thấy giọng nói của một người ở góc phòng. Tuy nhiên, với ADECIA, mọi người có thể nghe thấy trực tiếp giọng nói của người ở cuối phòng. Chúng tôi đánh giá rất cao điều đó.

Các giám đốc điều hành của công ty rất bận rộn, vì vậy họ chắc chắn sẽ rất vui khi có thể tham gia các hội nghị từ xa vì chúng tôi đã ứng dụng hệ thống ADECIA.

Ông Matsumoto: Vâng, tôi chắc chắn họ sẽ hài lòng. Phòng họp này chỉ có sức chứa 50 người. Tuy nhiên, giờ đây chúng tôi có thể có nhiều người tham gia từ xa khi sử dụng "ADECIA", chúng tôi có thể có hơn 100 người tham gia hội thảo từ xa, ngoài 50 người trong phòng hội nghị của chúng tôi.

Hiệp hội của chúng tôi cũng thực hiện việc đào tạo. Đây là chương trình đào tạo mà chúng tôi đã xây dựng cho các giám đốc điều hành công ty mới và giám đốc độc lập. Trước đây, chúng tôi đã tiến hành việc này trong phòng hội nghị, nhưng kể từ khi ứng dụng ADECIA, chúng tôi cho phép tham gia từ xa, vì vậy số lượng người tham gia đã tăng từ 1,5 đến 2 lần. Đó chỉ là một trong những lợi ích lớn của hệ thống.

Đây là hệ thống hội nghị từ xa mà chúng tôi đã ứng dụng vì sự xuất hiện của đại dịch COVID-19. Tuy nhiên, chúng tôi dự định sẽ tích cực sử dụng hệ thống ngay cả trong thời kỳ hậu COVID-19 để phổ biến và khai sáng cho nhiều người hơn về tầm quan trọng của quản trị doanh nghiệp.

Cảm ơn bạn rất nhiều đã dành thời gian nói chuyện với chúng tôi ngày hôm nay mặc dù rất bận rộn.